★オンライン会議では簡潔に話すべき

先日、あるオンライン会議に参加しました。その中で、議案の説明者が次のような話し方をしていました。

「え～、そしてですね～、この制度はですね、今までの制度では社員の採用についてはですね、その～、各部門で行っていましたが、今回の改定ではですね、え～、人事部が統括してですね、あっ、もちろん、一部の専門職はですね～、この限りではないんですけど～」

無駄な言葉がとても多い話し方でした。こうした説明では、聞き手には案件の内容がさっぱりわかりません。また、無駄な言葉が多いので、どうしても話が長くなり、会議の生産性を低くしてしまいます。
では、どうすれば無駄な言葉を少なくしてわかりやすい説明ができるようになるのでしょうか。



 

★話す前に『主題』を考える

わかりやすい説明をするためのポイントの１つ目は、この説明で何を理解して欲しいのかを考えて、話す前に短い言葉でまとめておくのが効果的です。
無駄な言葉を話してしまう人は、案件の説明をすることが話す目的だと思っています。もちろん、提示された案件の説明は当然にせねばなりません。しかし、案件の内容以上に出席者に理解してもらいたいことは、この案件が会社にとってどういう影響があるのか、ということです。それをまず述べることで、出席者の理解は格段に進みます。

例えば、案件の説明の前にこのようなことを述べます。

「今回の制度改定には、メリットが２つ、デメリットが１つあります。メリットの１つ目は、より適切な人材が確保できる、ということです」

この「より適切な人財が確保できる」のように、理解して欲しいことを簡潔にまとめたものを私たちは『主題』と呼んでいます。何が言いたいのかを短い言葉でまとめたものです。これを話の最初に言っておくことで、聞き手は安心して制度の内容を聞くことができるのです。
この主題を言った後、案件の重要なポイントを簡潔に説明します。

冒頭のような無駄な言葉を話す人は、案件の細かいことまできちんと話さねばならない、と思っている人が多いようです。しかし、メリット、デメリットなどを述べた後は、案件の内容は重要なポイントを簡潔に説明すべきです。出席者が案件の妥当性を判断するためには、案件のメリット、デメリット、検討内容の漏れの有無が理解できれば十分です。案件の細部の説明はこの理解の妨げになります。従って、説明は上に述べたことが理解できるレベルで簡潔に述べるべきです。
但し、詳細な部分に無視できないデメリットなどがあるのなら、それらはきちんと説明せねばなりません。

 

★『言葉ぐせ』をなくす

わかりやすい説明をするための２つ目は、言葉ぐせを取る練習をすることです。
冒頭の説明では、「～ですね」「え～」という無駄な言葉ぐせが多発しています。これはその人の話す時のくせですので、強制的に直す訓練をせねばなりません。そのためには、説明することを原稿に書いて、それを何度も何度も声に出して、言葉ぐせを言わずに話す練習をします。その際、自分の説明している声を録音し、再生して確認します。言葉ぐせは自分では気付かずに言っていることがよくありますので、この確認は絶対に必要です。このようにしっかりと訓練をすれば、言葉ぐせは比較的簡単に取ることができます。

会議の生産性を向上させることは、昨今ますます重要になってきています。長い説明をしてしまう、という方は、ぜひ、始めに主題を述べる、言葉ぐせを取る練習をする、ということを実践してみてください。

 

★会議での発言にも応用できる話し方の基本を身につけましょう！

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