１．わかりやすい報告をしたい！

あなたは、上司から「あなたの報告はわかりにくい」と言われたことはありませんか？

きっとあると思いますし、私も含めてほとんどの人が、そのように言われた経験があるはずです。

わかりにくい話をすることは、話す方、聞く方の双方にとってストレスです。

また、何度も言い直して時間をかけてしまうと、仕事の生産性も確実に落ちてしまいます。

そういう点からも、報告はできるだけわかりやすくしたいものです。

そこで、今回はわかりやすい報告をするためのポイントを解説します。

２．わかりにくい報告の例

まず、わかりにくい報告とはとのようなものでしょうか。

以下に、その一例を示してみます。

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上司「Ｘ社の下田部長へのプレゼン、どうだった？」

Ｔ「ええ、まずまずの出来だったと思います」

上司「まずまずって、もう少し具体的に言ってくれる？」

Ｔ「説明はそこそこ上手くできたと思います。下田部長も私の説明をうなずきながら聞いてくれてました」

上司「うん、それで？」

Ｔ「それで、ですか・・・説明した後、下田部長から特に質問はなかったですし、最後は『ありがとう』と一言仰っただけで退席されたんです・・・」

上司「状況は分かったけど、結局、下田部長の感触はどうだったの？ もっとはっきり言って欲しいんだけど」

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Ｔさんは上司をイライラさせてしまいました。

この例で、Ｔさんはどういう点を改善すればよいのでしょうか。

 

３．まず最初に結論を言う

まず１つ目は、最初に結論を言うことです。

これは報告に限らず、話をわかりやすくするために、非常に重要なことです。

上の例で、Ｔさんは上司にまず「感触はよかったです」と言えば、上司は安心してＴさんの報告を聞くことができたはずです。

下田部長の反応に物足りないところがあったとしても、報告の中で

「最後までうなずきながら聞いてくれました。特に質問はなかったですが、かなり納得いただけたと思っています」

と言えば、上司は納得してくれるでしょう。

先に結論を言う、という言葉は誰でも聞いたことがあると思います。

しかし、実践している人はかなり少ないのが実態です。

これを習慣にするだけでも話は格段に理解してもらいやすくなります。

４．感触をつかむ

２つ目の改善点は、その場で相手の感触をつかむことです。

Ｔさんはプレゼンで上手く話すことに意識を集中していたようです。

そのため、下田部長の感触がわからないままプレゼンを終えています。

本来は、その場で下田部長の感触が良いのか悪いのか、判断しておくべきでした。

話がまとまらない、という人は、考えがまとまっていない、つまり考えていないということがよくあります。

Ｔさんも上司に尋ねられるまで、下田部長の感触がどうだったか考えていませんでした。

まずプレゼンをしながら下田部長の感触を探る。

その上で、Ｘ社を出た後、道を歩きながらでよいので、今得た感触をどのように報告するか考える。

こうした準備をすることで、報告は格段にわかりやすくなります。

話す準備を意識するようにしてください。

 

５．判断の根拠を明らかにする

そして３つ目は、感触のよし悪しをハッキリさせた際、なぜそう判断をしたのかを考えることです。

これには自問自答するのがとても効果的です。

「どうして自分は下田部長の感触がよい、と思ったんだろう？」など。

そして、自問した結果、浮かんだことを短い言葉で個条書きにしてみるのです。

メモするのがベストですが、頭の中で整理するだけでもよいでしょう。

例えば、下田部長の感触が良かった根拠を考えて見ると、次のようなことが浮かんでくるはずです。

• プレゼン中、手元の資料をしっかりと見てくれていた


• 話をうなづきながら聞いてくれた


• 「これ、うちで使えそうだな」と独り言を言っていた

こういったことを整理するのです。

ところで、この整理をしていると、悪い感触につながることも頭に浮かんできます。

• 全然質問がなかった


• 最後は「ありがとう」だけで検討するという言葉もなかった

では自分はどうして「感触はよかった」と判断したのか。

ここでもう一度考えます。

そうすると「部長は余計なことは言わないけど、必要なことは質問する人だから、今日質問がなかったのはプレゼン資料と説明で納得できたということだ」という考えが浮かびます。

実は、漠然と「感触はよかった」と判断したとしても、頭の中ではこれらのことを考えているものです。

それを整理して言葉にすれば、上司にもわかりやすい説明ができるようになります。

 

以上の改善点を踏まえて、Ｔさんの報告をわかりやすいものは次のようになります。

上司「Ｘ社の下田部長へのプレゼン、どうだった？」

Ｔ「感触はよかったです。資料をしっかりご覧になり私の説明にも笑顔でうなづいていました。最後は『ありがとう』ととしか仰いませんでしたが、部長は余計な話はされない方なので検討いただけると思っています」

これならわかりやすい報告と言えますね。

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