会議は場作りが大事 – 日本話し方センター

2024年11月2日会議は場作りが大事

１．会議は『雰囲気作り』が大事

私は３０代の頃から、会議を主催したり司会進行をしたりしてきました。

最近は、オンライン会議で司会進行することが半分以上あります。

オンラインはリアルの会議ほど緊張はしない代わりに、とても発言しにくい雰囲気があります。

私もオンライン会議に参加していて、話しにくかったり議論に集中できなかったりすることがあります。

オンライン会議が話しにくい理由は、オンラインではリアルに比べて『会議の雰囲気』が作り難いからです。

人が集まって何かをする場合、大切なことはその場の雰囲気を作ることです。

活発な会議を行うには、参加者が気持ちを会議モードに切り替えて雰囲気を作る必要があります。

ところが、オンラインでは、参加者がパソコンの画面という限られた空間しか共有していないため、その雰囲気作りができません。

また、お互いにモニターを見ているだけなので、リアルよりも出席者の参加意識が薄くなりがちです。

こうしたことから、オンラインでは話がしにくく、集中力の維持が難しいのです。

しかし、世の中の多くの会議がオンラインで行われるようになった今、オンライン会議の集中力を高めて生産性を上げることはとても大切なことです。

リアルの会議でも雰囲気作りを意識することで、より効果的な会議にすることができます。

今回は、会議を活性化する雰囲気作りのポイントについてお伝えします。

２．全員が雰囲気作りを意識する

まず大切なことは、参加者全員が会議の雰囲気作りを意識して協力することです。

例えば、オンラインで話がしにくいのは、聞き手が無表情で聞いているからです。

また、うなずく人がいないなど反応も薄いと、話している人は自分の話がどのように思われているのか不安になります。

「もっとうなずいてくれたら話しやすいのになぁ」と思いながら話した経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。

これを解決する一手として、可能であれば、

「皆さんが発言を聞きながら、うなずいたり、よくわからないという表情をしてくれると発言者はとても話しやすくなります。

お互いに協力して会議を盛り上げましょう！」

などと会議が始まる前に参加者に告げて、会議のルールにしておきましょう。

３．テンション高めに話す

２つ目は、発言者はテンションを上げて話すことです。

１つ目で述べたように、参加者に反応するようお願いしても、発言者がぼそぼそ話したり、暗い表情で話したりすると、雰囲気は暗くなってしまいます。

オンラインで話す場合、ディスプレイが目の前にあるので、近くの人に話すような静かな話し方になりがちです。

一般に、私たちは近くの人には落ち着いた態度と声で話しますが、オンライン会議でこの話し方をすると、活気が出ないし発言にも説得力が伴いません。

人気YouTuberは、例外なくテンションを上げて話をしています。

パソコンの画面という限られた空間しか共有していない場合は、対面で話をするよりも１．５～２倍大げさに話をして、初めて相手に伝わるのです。

従って、オンライン会議でも相手に伝わる話をするためには、少し高めの声でテンションを上げて話すと効果抜群です。

自分しかいない部屋でテンションを上げて話すのは何だか恥ずかしいし、難しいかも知れません。

しかし、意識してやり続けていれば次第にできるようになります。

習慣になるまでぜひチャレンジしてください。

４．明るい表情で気持ちを乗せて話す

３つ目は、明るい表情で声に気持ちを乗せて話すことです。

会議などのコミュニケーションの場では、人の感情が伝わることがとても大事です。

リアルだと発言者の表情で話し手の感情が伝わりますが、オンラインではそれがほとんど伝わりません。

従って、それをカバーするために声に感情を乗せることがとても重要です。

言葉は意味を表しますが、音調は気持ちを表します。

発言する時にできるだけ自分の感情を乗せて話すと、話に迫力が出て説得力が倍増します。