目次
１．Web会議は話しにくい
コロナ感染拡大以降、Web会議がすっかり一般的なものになりました。
ところで、あなたは、Web会議と集合形式の会議と、どちらの方が話しやすいですか？
多分、ほとんどの人が、集合形式の会議の方が話しやすい、Web会議は話しにくい、と思われているでしょう。
私も、Web会議では集合形式よりも緊張はしませんが、何とも言えない話しにくさを感じてしまいます。
２．Web会議の最大の問題は『一方通行』
私は、Web会議で話しにくいと感じる最大の原因は、その『一方向性』にあると思っています。
会話の基本は、どんな場合でも『双方向』です。
自分から少し話をしたら、相手が話せるタイミングを作ります。
相手の話をしばらく聞いてから、また自分がしばらく話します。
例えば、上司が部下に仕事上の指導をしている場合、
「さっき君が作成した資料には、３つ改善して欲しい点があるんだ」
と前置きして、１つ目の改善点を２分程度で話します。
「ここまでいいかな。気になるところ、わからないところはないかな」
２分程度話をして相手に伝わったか、相手が理解できていないところがないか確認します。
部下が理解してるようなら、２つ目の改善点について、やはり２分程度で話します。
その後に、相手に理解度を確認してから、３つ目の改善点を伝えます。
このように、どんな場合でも会話は双方向で進めるべきです。
しかし、Web会議では、この双方向でのコミュニケーションが機能しにくいのです。
つまり、『話す場』を作ることが難しいのです。
発言する間合いを取るのが難しいし、参加者の反応が対面よりもわかりにくいからです。
裏を返せばね、発言のタイミングや参加者の反応がつかめれば、従来よりも会議を活性化できるはずです。
では、Web会議で『話す場』を作るために、どういうことに留意すれば良いのでしょうか。
この留意点について、以下、３つお話します。
３．短く話す
まず１つ目は、短く話すことです。
Webでは対面よりも人が集中できる時間は短くなります。
聞いている人は話している人と同じ空間にいないので、まるでテレビを見ているような感覚で話を聞いています。
だから話が長いとすぐに飽きてしまい、途中で耳に入らなくなります。
従って、話し手は聞き手が集中力を切らさない程度に短く話す必要があるのです。
できれば、１回の発言は３分以内に納めるとよいでしょう。
４．他の人の発言を促す
２つ目は、できるだけ他の人の発言を促すことです。
例えば、自分の意見を述べた後に
「～と私は考えますが、進藤さんはこの点についてどう思いますか？」
などと意見を求めてみるのです。
また、
「今の件について遠井さんの意見も聞きたいな、どう思う？」
とまだ意見を言っていない人に発言を促してみるのです。
会議では放っておくと全く発言しない人がいます。
また、自分の言いたいことだけを言ったら後は黙ってしまう人もいます。
そういう人たちにも敢えて発言してもらうように促すことで、Web会議を活性化することができます。
５．相手の話に反応を示す
そして３つ目は、相手の話に反応を示すことです。
Web会議ではカメラもマイクもオフにしていることが多いようですが、可能であれば両方ともオンにすることをお勧めします。
少なくともカメラはオンにしていただきたいです。
そして、参加者は発言をうなずきながら聞いていただきたいのです。
うなずきは話している人に、ものすごく大きな励ましを与えてくれます。
その威力は絶大で、聞いている人がうなずくだけで話し方が格段に上手くなった人を、私は数多く見てきました。
聞いてくれている、という実感は話す勇気を与えるのです。
ところで、Webではディスプレイに数人の顔が写るので１人当たりの画面が小さいですね。
なので小さくうなずいただけでは、話し手はうなずいていることが分かりません。
ぜひWeb会議では、大げさにうなずいてください。
また、声が出せる環境なら、聞いている人もマイクをオンにして、小さい声で「ん～」「あ～」「なるほど～」などのあいづちを打ってください。
このあいづちも話し手には大きな励みになります。
ぜひお試しください。
６．話し方を体験的に学びませんか？
今回はWeb会議で双方向感を出すための留意点を３つお話しました。
これらはWebだけでなく、対面の場合でも効果のあるものばかりです。
日本話し方センターのベーシックコースでは、あらゆる場面で効果のある話し方を体系的にお伝えし、それに基づいたトレーニングを行っています。
ぜひご受講ください！