話の奥にある真意をとらえよう！

目次

★会議の効率化は喫緊の課題

「ウチの会議、時間ばっかりかかるけど結局、何も決まらないんだよね」
あなたの会社の会議はこんなことになっていませんか？ 私は数年前から会議を効率的かつ効果的なものにするファシリテーションセミナーの講師を務めています。参加者の話を聞いてみると、会議がオンラインになっても相変わらず意味のない会議や非効率な会議が多いように感じます。今回は会議を効果的なものにするスキルの中でも特に重要なものをご紹介します。

★会議では議論のコントロールが大事

そもそもファシリテータは会議を効果的に進めるために、議論の中身に関与せず、議論をコントロールすることを意識せねばなりません。会議は参加者が意見を言うことで物事を決めたり情報を共有したりできます。しかし、参加者が意見を言うことに一生懸命になると、だんだん議論がずれていき、会議の本来の議題から外れていくことが珍しくありません。また、論点があっちこっちに行ってしまい、非効率な会議になってしまうことも少なくありません。

人間は考え事をし始めると極端に視野が狭くなります。従って意見を言う人が論点を見失ったり次々に替えたりするのはごく当たり前のことなのです。しかしそういう人ばかりの会議では生産性を上げることはできません。なので、ファシリテータは議論のテーマをキープしながら、一定の成果が出るように会議をコントロールせねばなりません。

★大切なことは『言葉の真意をとらえる』こと

そのために大切なことは、『発言の真意をつかむ』ということです。
少し例を挙げて説明しましょう。ある会議で、社内研修の企画をテーマに議論しているとします。
Ａさん：「今度の社内研修は、ホテルに宿泊して２日間、集中的にやりましょうよ」
Ｂさん：「う～ん、どうかなぁ・・・私は会社の会議室で１日みっちりやれば十分だと思うけどなぁ」

ＡさんとＢさんとで意見が分かれました。さて、皆さんがファシリテータならこの後、どんな発言をしますか？
「たまにはホテルなんかでやるのもいいよね」
「余りコストをかけたくないので会議室でやる方が現実的かなぁ」
このように、どちらかの意見を支持するような発言をしてしまうかも知れません。

しかし、ファシリテータには議論を効果的に進めるミッションがあります。そのためには発言の真意を捉えて議論を先に進めることに意識を向ける必要があります。
例えばＡさんの「ホテルで２日間」という意見を聞いたら「非日常的な所で、仕事を忘れてしっかりと学ぶべきだと考えているんだな・・・どういう問題意識を持っているのかな？」と考えます。
また、Ｂさんの「会社の会議室で１日みっちりと」という意見を聞いたときは「こちらはそんなに学ぶことはないという認識のようだな・・・ということは、最初の論点は何のために何を学ぶか、だな。」と考えます。

このように発言の奥にある意図を推測した結果、ファシリテータは「意見が分かれたね。そもそも、この研修で何を学ぶのか、それは何を解決するためか、を整理した方がよさそうだね。」と発言します。すると、論点がより明確になり、密度の濃い議論ができるようになるのです。

★常に『なぜ』を考える

人は「何のために」ということを考えずにいきなり「何をするか」を考えてしまうのです。上の例では、ＡさんもＢさんも研修では「何のために何を学ぶのか」ということを言わずにいきなり「ホテルで２日間」など、どこで何をするか、ということを言っています。しかし、物事を判断するには「何のために」などの根拠がないとなかなか決められません。それどころかこのまま「何をするか」ということを論点に議論していけば段々感情的になり収拾がつかなくなる可能性もあります。ファシリテータはそういう事態にならないように論点を明確にしながら議論を進めて行かねばなりません。そのためには言葉の奥にある真意を考えることが必要なのです。

そしてこのことは日常の会話にも全く同じことが言えます。人は自分の気持ちや考えをそのまま話すことはまれです。従って、常に「なぜそんなことを言ったのだろう？」と発言の裏にある『なぜ』を考えるようにしましょう。

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