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★食い違う質疑応答

少し前のことですが、私が参加したミーティングで、こんなやり取りがありました。

Ａ：「Ｂさんの提案はいいな、と思うのですが、実際に実現できるんでしょうか」
Ｂ：「この提案の実現には３つのステップが必要でして、１つ目のステップはすべての関係者の合意を得ることです。これには、関係各部の協力がどうしても必要になりますし、場合によっては専門スキルを持った方のサポートもいるかと思います。２つ目のステップは・・・」
Ａ：「あの～、Ｂさん。私の質問に答えて欲しいんですが」
Ｂ：「ですから、この提案を実現するための３つのステップを説明してるんです。それで、２つ目は・・・」
Ａ：「いやいや、ステップの説明の前に、この案が実現できるとお考えかどうか聞きたいんです」
Ｂ：「そもそもこの案は、今後、我々の働き方を変えていくことが必要であり、そのための具体策として考えました。今のままだと世の中の働き方改革に・・・」
結局、ＢさんはＡさんの疑問には答えませんでした。こういった質問と回答が食い違うと言った場面はどの組織のミーティングでもよく見かけるのではないでしょうか。

★何が言いたいかを先に言う

この場合、Ｂさんは、Ａさんが「実現できるか」という質問しているのですから、真っ先に「実現可能です」と答えるべきです。その後に「但し、前提条件が３つあります」と説明すればＡさんは安心してＢさんの説明を聞くことができるでしょう。どんな場面でも、相手に理解してもらえる話し方のポイントがあります。それは「話の最初に自分がこれから何を言いたいのかを短い言葉で話す」ということです。これを実行するだけで話は驚くほど伝わりやすくなります。逆に、これを最初に言わないから、上の例のように聞き手は「つまり何が言いたいんだろう？」とずっとイライラしながら話を聞くことになるのです。

ビジネス会話では効率性・効果性、つまり「早く、正しく」伝わることが肝要です。そのためには、相手に自分の発言の方向性をいち早く知らせることがとても効果的なのです。特に、会議での発言では、何が言いたいのか最後まで聞かないとわからない、という話し方をすると時間をロスしてしまいますし、聞き手にも伝わりにくいです。「Aさんの意見に賛成です」「３つの中では、２つ目の案が良いと思います」などと、まず自分の主張を短く言うと、ぐっと話がわかりやすくなります。

★相談する時にも有効

これは、上司などに相談をする場合でもとても大事なことです。「Ｓ課長、ご相談があります。昨日、Ｔ商事にお邪魔したら部長がいなくて課長と話をしました。今度納入する商品について話をしたんですが・・・」といきなり、詳細な事実を話し始める人がいます。これは、相談されるＳ課長からすると、どういうことを相談したいのかわからないまま話を聞くことになるのでとてもストレスに感じます。「私の判断でよいか確認させてください」「先方の真意がわからないのでアドバイスをいただきたいです」「誰に相談すればいいかご意見を伺いたいです」など、何を相談したいのかを先に言うと、相手は安心して話を聞くことができます。

★話し方のポイントを身につけましょう！

日本話し方センターのベーシックコースや２日間集中セミナーでは、上に述べたことも含めて、人にきちんと伝わる話し方のポイントを講義でお伝えし、トレーニングで身につけていただいています。その効果は多くの受講生が実感されています。ぜひ「受講生の声」をご確認ください！