整理してから話す

「で、結局何が言いたいの？」

上司にそう言われることが多いけど、どうしたらいいのかわからない、という課題をお持ちの方はとても多いようです。

日本話し方センターのベーシックコース無料体験教室に参加される方には、こうしたお悩みを持っておられる方が珍しくありません。

では、どういう話し方をすれば、相手に理解してもらえるのでしょうか。

その一つに、話す前にきちんと準備をする、ということがあります。

 

話し方教室では、人前でスピーチをするときには、充分な準備をしましょう、ということをご指導しています。

スピーチが苦手だ、人前で話すとあがる、という人のほとんどは、実はスピーチの前に充分な準備をされていないのです。

苦手なことに、できればやりたくない、早くやり過ごしたい、という気持ちになるのは、人間であればごく自然なことです。

その気持ちを抑えて、しっかりと準備していただけば、だんだんと人前で話すことに抵抗感がなくなっていきます。

 

日常の仕事の中での報告や連絡などで「何が言いたいのか分からない」と言われてしまう方にも、実は、同じことが言えます。

話すことに苦手意識があったり、わからない、と言われることに焦りを感じてしまい、準備しないで、しどろもどろで話してしまうのです。

伝わる話をするにも準備が必要です。

 

ここでいう準備とは、話す前に言いたいことの要点をまとめる、ということです。

それも論理的な構造でまとめると断然わかりやすくなります。

私は、話をまとめる際、大まかに、次のように分けて考えています。

「主張（言いたいこと）」

「主張する理由（なぜそれを主張するのか）」

「理由を支える事実（その理由は本当にそうか）」

例を示して解説しましょう。

【主張】今週のミーティングは中止にしよう

【理由１】急ぎの案件がない

【事実１】４つの議題のうち、２つはメール会議、２つは来週のミーティングでよい

【理由２】今は他の仕事を優先した方がよさそうだ

【事実２】今週は提案資料作成で多くの社員が残業している

まず、何が言いたいのか、を端的にまとめたものが「主張」です。

但し、主張だけでは相手は納得できませんので、なぜそういう主張をするのか、理由を整理しておきます。

そして、その理由を聞いて相手が、確かにそうだ、と思うように、その理由を支える事実をまとめておくのです。

場合によっては事実がなくても納得してもらえる場合がありますが、理由は絶対に必要です。

そして、主張、理由、事実ともに、２０文字程度の短い文章で整理しておくとよいでしょう。

頭に入りやすいので、話していても忘れることがないからです。

メモしておく場合でも、20文字程度であればサッと書けますね。

 

ところで、上に述べたように、頭の中を整理してから話すには、ある程度の訓練が必要です。

すぐには整理できませんが、常に「主張」－「理由」－「事実」で整理しよう、という意識を持って取り組むことがとても大切です。

少しずつ、納得のできる整理ができていくはずです。

 

今回は、伝わる話をするために、事前に話の要点を、「主張」－「理由」－「事実」に分けて整理しておくというお話をしました。

その他にも、相手にわかりやすい話をするポイントは色々あります。

日本話し方センターの話し方教室では、それらを体系的に解説し、話すトレーニングを提供しています。

ぜひ一度無料体験教室にお越しください！