効果抜群な話し方の秘訣とは？

 

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★相手がイライラする話し方

皆さんはこんな話し方をしている場面に出くわしたことがあるでしょうか。
以下は、お取引先のＦ課長と、Ｆ課長に対して提案を行っているＢさんの会話例です。

Ｆ課長「御社の提案には興味があるのですが、いつまでにできますか？」
Ｂさん「はい。この提案の実現には３つのステップが必要でして、１つ目のステップは御社の関係者の合意を得ることです。これには、関係各部の協力がどうしても必要になりますし、場合によっては専門スキルを持った方のサポートもいるかと思います。２つ目のステップは・・・」
Ｆ課長「あの～、Ｂさん。私はいつまでにできるかを教えて欲しいのですが」
Ｂさん「はい。いつまでにできるか、ですよね。これには３つのステップの進捗がスムーズに進むかどうかにかかっていまして、特に２つ目が・・・」
Ｆ課長「いやいや、ステップの説明は後でいいからこの案がいつまでにできるか教えてください」
Ｂさん「はい。承知しました。そうですね・・・いつまでにできるかは先ほどお話ししかけた２つ目のステップの進捗によりまして。というのは、この提案を実現させるには御社の社内体制を少し変えていただく必要がありますし・・・」

いかがでしょうか。少し極端な例かも知れませんが、相手が知りたいことに対して直接的に答えない、ということは私たちの日常で頻繁に見られるものです。

★発言の主旨を短い言葉で先に言う

上の例の場合、Ｆ課長は「いつまでにできるか」と質問しているのですから、Ｂさんは真っ先に「今発注いただければ６ヶ月後にできます」と答えるべきです。その後に「但し、前提条件が３つあります」と説明すればＦ課長は、最も知りたいことが聞けたので、Ｂさんの３つのステップの説明を安心して聞くことができるでしょう。
どんな場面でも相手に理解してもらえる効果的な話し方のポイントがあります。それは「話の最初に発言の主旨を短い言葉にして話す」ことです。これを実行するだけで話は驚くほど伝わりやすくなります。逆に、これを最初に言わないから、上の例のように聞き手は「つまり何が言いたいんだろう？」とずっとイライラしながら話を聞くことになるのです。

ビジネス会話では効率性・効果性、つまり「早く、正しく」伝わることが肝要です。そのためには、自分が何を言いたいのかを相手にいち早く知らせることがとても効果的なのです。上の例はお取引先との会話例でしたが、このことは特に会議での発言で留意いただきたいことです。というのは、会議での発言の多くは、何が言いたいのか最後まで聞かないとわからないものがとても多いからです。最初に主旨を話さないと時間をロスしてしまいますし、聞き手にも伝わりにくいです。
「Aさんの意見に賛成です」
「３つの中では、２つ目の案が良いと思います」
などと、まず自分の発言の主旨を短い言葉で言うことで、話はぐっとわかりやすくなります。

★相談する時にも有効

これは、上司などに相談をする場合でもとても大事なことです。「Ｓ課長、ご相談があります。昨日、Ｔ商事にお邪魔したら部長がいなくて課長と話をしました。今度納入する商品について話をしたんですが・・・」といきなり、詳細な事実を話し始める人がいます。これは、相談されるＳ課長からすると、どういうことを相談したいのかわからないまま話を聞くことになるのでとてもストレスに感じます。
「私の判断でよいか確認させてください」
「先方の真意がわからないのでアドバイスをいただきたいです」
「誰に相談すればいいかご意見を伺いたいです」
など、何を相談したいのかを先に言うと、相手は安心してあなたの話を聞くことができるでしょう。

 

★話し方のポイントを身につけましょう！

日本話し方センターのベーシックコースや２日間集中コースでは、上に述べたことも含めて、人にきちんと伝わる話し方のポイントを講義でお伝えし、トレーニングで身につけていただいています。その効果は多くの受講生が実感されています。ぜひ「受講者の声」をご確認ください！