新型コロナウイルスの感染者数は徐々に減ってきているようですが、まだまだ終息しそうにありませんね。
緊急事態宣言を１ヶ月程度延長することもほぼ確実になってきました。
今日の東京はとてもいいお天気で、ついつい春めいた雰囲気に誘われてしまいますが油断はできません。
私も、気を緩めず、３密に充分に気をつけながら過ごさねば、と思っています。
さて、今回は職場における話し方で、話す前の心構えとして大切なことについてお話します。
このことをやらずに話をしてしまうと、相手からこんな反応が返ってきます。
「で、あなたはどうしたいの？」
そして、こういう反応を返された場合、その本人は、
「えっ、だって、言われたことをやっただけなんだけど・・・」
「そんなこと言われても、どうしたらいいかわからないよ・・・」
と心の中で思うことが多いのです。
ということで、仕事をする上で大切なことは、まず自分なりに考える、ということです。
先日、ある会議の司会をしていて、「これは困ったな」と思うことがありました。
それは、ある議案が提示されたのですが、それがどのように会議を進めればいいのかわからない提示の仕方だったのです。
具体的には、当社の複数の部門とお取引のあるお得意様との窓口はある事業部門に一本化すべきか、それとも事業部門ごとにお得意様とやりとりすべきか、ということでした。
私が困ったのは、これだけを提示されて「では皆さん意見をお願いします。」と言っても、なかなか意見は出ないからです。
案の定、はじめは全く意見が出ませんでした。
そのうち、ある参加者がいい意見を言ってくれたので、窓口一本化で決まったので事なきを得ました。
たまたま、いい意見を言ってくれる人がいたからよいものの、こうした提示の仕方では会議は生産的なものにはなりません。
会議に議案を提示する場合、何をもとに判断するかという論点を提示せねばなりません。
そして、その論点に基づいて、メリットとデメリットなどの判断基準を示さねばなりません。
起案者は、最低限ここまで用意して会議に議案を提示すべきです。
しかし、先日の起案者は先に述べたように、どちらがいいですか？、という提示の仕方しかしていません。
会議後、起案者に、なぜこのような提示の仕方をしたのか確認しました。
すると、ある取締役から次回の会議でこれを議論したいから出しておいてくれと言われたので出した、という回答でした。
この起案者は「人から言われたことをやった」だけだったのです。
しかし、これでは仕事になっていません。
なぜなら、仕事では自分なりの「付加価値」をつけることが必要だからです。
役員に指示されたとしても、その件について自分なりに考えて、判断に必要な要素を考え、比較検討して結論まで出すべきです。
そしてそれを会議に提示すれば、参加者も意見が言いやすく、効率的・効果的な会議ができます。
この例と同じようなことが「どうしたらいいでしょうか？」という相談にも言えます。
どうしたらいいか人に聞く前に、自分なりに調べたり考えたりすべきです。
そうすると、相談する時も「この考えでよいでしょうか？」という話し方に変わってきます。
相談された方もぐっと答えやすくなります。
しかし、私が仕事で接する人の中には「どうしたらいいでしょうか？」という質問をする人が少なからずいます。
本当にどう考えればいいのかわからない、ということもあると思いますが、大半は自分で考えていないケースが多いように感じます。
どんな場合でも、まず自分なりに考えることがとても大切です。