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１．話が伝わらない

皆さんは、職場での指示や報告、プライベートでのお子様や親御さんとの会話の中で、思っていることが伝わらないなぁ、と感じることはありませんか？

私も含めて、ほとんどの人が「うまく伝わらなかったなぁ」という経験を持っていると思っています。

例えば、ある職場でこんなことがありました。

田中「山下さん、この資料、早めに仕上げてくれる？」

山下「あっ、わかりました」

翌日の夕刻です。

田中「山下さん、昨日お願いした資料、もらえるかな？」

山下「いえ、まだです。昨日指示されたばかりですから、まだ手を付けていません」

田中「えっ！早めに仕上げてって言ったじゃない。そうか、まだならいいよ。自分でやるから」

２．伝わらない話し方が生産性を下げる

あなたは、上の会話を見てどう思われたでしょうか。

「ありがちな光景だな」と思われた方もおられると思います。

結局、山下さんは、田中さんに依頼した仕事をしてもらえず、自分でやることになりました。

その間の１日が無駄になっています。

この例のように、話がうまく伝わらないと、時間が無駄になります。

また、指示が間違って伝わると、時間だけでなく、指示された人が行った作業も無駄になる可能性があります。

それだけでなく、「何を言っているのかわからない」と言われるような話し方をすると、話が長くなり、言いたいことを伝えるのに時間がかかってしまいます。

こうしたことが私たちの日常では頻繁に起こっています。

そして、組織全体の生産性を下げているのです。

従って、これとは逆に、素早く、かつ的確に伝わる話し方を多くの人ができれば、その組織の生産性は確実に上がります。

では、そのために気をつけるべきことはなんでしょうか。

 

３．具体的に話す

気を付けるべきことは幾つかありますが、まず意識すべきことは、具体的に話すことです。

冒頭の田中さんと山下さんとの会話を振り返ってみましょう。

田中さんは山下さんに「早めに仕上げて」と言っています。

田中さんは「早めに」という言葉を「明日の１７時までに」と思っていったのかも知れません。

一方、山下さんは「早めに」という言葉を「自分の仕事の都合を見てできるだけ早く」と思ったかも知れません。

「早めに」という抽象的な言葉を、田中さん、山下さんそれぞれが勝手に具体化しているのです。

このように、抽象的な話をすると、お互いの認識が合わず、無駄な時間や作業をすることになってしまいます。

これを避けるためには、具体的に話すことが必要です。

田中さんが山下さんに仕事を依頼する際に、「明日の１７時までに仕上げて」と言えば、山下さんは「他の仕事があるので、明後日の１２時までならできますが、それでいいですか？」など、仕事の期日の調整ができたことでしょう。

上のような食い違いは起こらなかったはずです。

①数字を入れて話す

この例のように、具体的に話すポイントの一つは、できるだけ数字を入れて話すことです。

日常会話でも、「私の家、駅に近くなの」と言うところを、「私の家、駅から歩いて５分なの」といった方が、相手はイメージしやすいでしょう。

『具体的に話す』とは、『相手の頭の中にイメージが浮かぶように話す』ことなのです。

そのためには、できるだけ数字を入れて話すことを意識してください。

 

②５Ｗ１Ｈを入れて話す

具体的に話すもう一つのポイントは、できるだけ５Ｗ１Ｈを入れて話すことです。

平たく言うと、誰が・誰から、何を、いつまでに、何のために、どこで・どこへ、などを、必要に応じて、短い言葉で話す、ということです。

例えば、飲食業で店員からマネジャーに「お客様から、料理が出てくるのが遅いとクレームがありました」という報告があったとします。

マネジャーとしては、こうしたクレームが再発しないようにせねばなりません。

しかし、どういうお客様で、いつ、お店がどういう状態の時に、どれくらいの時間お待たせし、お客様がどういう口調で話していたのか、などを把握しないと、適切な打ち手は打てません。

５Ｗ１Ｈを入れて具体的に話す必要があります。

 

また、日常会話でもこの５Ｗ１Ｈがないと話が通じないことがあります。

妻「行ってらっしゃい。大丈夫？」

夫「何が？」

妻「だから忘れ物してない？」

この例では、妻は『忘れ物』という言葉を省略しても分かるだろうと思って話しています。

しかし、肝心の言葉を省略されると、夫は何を言われているのか分かりません。

このように、ちょっとした会話でも必要な５Ｗ１Ｈを省くと伝わらなくなるので、要注意です。

４．秘訣は相手の立場に立って考えること

以上、具体的に話すポイントを２つ述べました。

これらが意識できるようにするための秘訣は、相手の立場に立って物事を考える、ということです。

私たちはともすれば、自分の言いたいことを、自分が理解しているままに話します。

そのため、相手にとって必要な言葉を省略したりすることが起こるのです。

話す際には、「この言い方でこの人に通じるかな」など、相手目線で考えながら具体的に話しましょう。

 

５．話し方のプロの指導を受けましょう！

あなたの話し方、コミュニケーションの取り方は、話し方のプロから正しい指導を受けてトレーニングをすれば必ず変わります。

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