会議でわかりやすい発言をするためには？

１．会議で分かりやすい発言が苦手

「会議でなかなかうまく発言できない」

「発言した後、他の参加者から『なにがいいたいのかよくわからない』と言われる」

「話しているうちに何が言いたいのか分からなくなって長々と発言してしまう」

皆さんにはこのようなお悩みはありませんか？

会議での発言には多かれ少なかれ緊張する人が多いと思います。

せっかく発言したのに、上のような後味の悪い思いはしたくないですね。

できれば、短い話で参加者にしっかりと言いたいことが伝わる話し方をしたいものです。

そこで、今回は会議で発言する際のポイントを３つに絞ってお伝えします。

１つ目のポイントは、言いたいことをハッキリさせる、ということです。

「先ほどの提案について２つ質問があります」
「提案に賛成できません。前提条件に疑問があるからです」
「今のＡさんの意見に賛成です」

自分が何を言いたいのか、上のような短い言葉でまとめます。
そして、発言する際はこの言葉をしっかりと意識しながら話すのです。

日本話し方センターでは、この短い言葉にまとめたものを「主題」と表現しています。

どんな話す場面でも主題を意識することで、話の伝わる具合が格段に良くなります。

そして、この主題を発言の最初に言えば更に分かりやすい話になります。

結論から先に言う、ということに近いですが、「主題」は話の趣旨を最初に言う、という考え方で、結論よりも幅広い概念です。

ぜひ発言する前に「主題」を考え、話す際にはこの「主題」を強く意識するようにしてください。

２つ目のポイントは、発言を短くする、ということです。

会議で長々と発言する人がよくいます。

しかし、話は長ければ長いほど人に理解してもらえません。

実際に、会議で長い発言を聞いて、発言者の言いたいことが理解できることは少ないと思います。

話しているうちに発言者自身が何が言いたいのか分からなくなってしまうこともよくあります。

何よりも限られた会議時間の中で、長い発言をすることは、他の人の発言の機会を奪うことにもなり、マナー上も好ましくありません。

発言は要点のみを端的に伝えるようにしましょう。

そして、３つ目のポイントは、「それ」「あれ」などの指示代名詞は極力使わない、ということです。

例えば、こういうやり取りがあったとします。

「提案にある５日の調査期間は長いので３日にすべきだし、対象は５地域ではなく３地域でよいと思います」
「それは違うと思います。この調査はできるだけきちんとやるべきです」

「それは違う」の「それ」は期間、対象、その両方のどれを指しているのか曖昧です。

私たちは会議でも、次のような話し方をよくしています。

「では、そういうことでいいですか」
「これについて、意見をお願いします」

この例の「そういうこと」や「これについて」が何を指すのか曖昧で、戸惑った経験は誰にでもあると思います。

このような指示代名詞を使った話し方は、「あの人、『そういうことでいいですか』って言ったけど、どういうことでいいんだろう？」と考えてしまったり、「多分こういうことかな」という推測が発言者の意図と違ったりします。

話す内容は誤解のないように具体的にすべきです。

指示代名詞を使う時には、誤解されないか充分に気をつけてください。

また、指示代名詞を使ってから曖昧だな、と思ったら、何を指した発言か補足するようにしてください。

今回は会議で分かりやすい発言をするためのポイントを３つだけご紹介しました。

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