緊急事態宣言が発令され、外出を控えたり在宅勤務をしたりしていると、人と話す機会は少なくなっています。
とは言え、仕事などのコミュニケーションはWeb会議や電話などで取っていらっしゃると思います。
どんな状態でも、コミュニケーションの取り方、話の仕方は意識して向上させたいものです。
ということで、今回は、通常の会議でもWeb会議でも効果がある、真意をつかむ、ということについてお話します。
例えば、営業部のWeb会議でこのようなやり取りがあったとします。
Ａさん：緊急事態宣言以降、取引交渉中だった２０社に担当者が訪問できていません。
この２０社に我が社から手紙を出してはどうでしょうか？
Ｂさん：その２０社のほとんどは新たな仕入れをストップしているよ。
こんな時に手紙なんか出しても意味ないよ。
Ａさん：では、感染に注意しながら１日１社ずつ訪問するというのはどうでしょうか？
Ｂさん：だから仕入れをストップしてるんだから意味無いって！
何考えてんだ、おまえは！
司会者：Ｂさんの言うとおりですね。
では他に何かありますか？
これを読んで、どう思われましたか？
Ａさんの言っていることに納得できる人はほとんどいないと思います。
しかし、Ａさんが上の発言をした時に、
「２０社がコロナ感染終息後に仕入れを再開したときに我が社から仕入れてもらえるように、今のうちにできることはやっておくべきだ。」
と考えていたとしたらどうでしょうか。
手紙や訪問という手段はともかく、Ａさんの考えていること＝発言の真意には、Ｂさんも司会者も賛同するでしょう。
そして、その目的に沿った、より有効な策を一緒に考えたでしょう。
しかし、Ｂさんも、会議の司会者も、このＡさんの真意を確認しようとしませんでした。
せっかくＡさんが前向きで検討に値することを考えていても、それが活かせない会議になっています。
どうしてこういうことが起こるのでしょうか？
それは、人は、こうすればいい、という打ち手を考えるのが好きだからです。
Ａさんは、こういうことをしてはどうか、という打ち手の話しかしていません。
また、Ｂさんも、その打ち手が○か×かという反応しか示していません。
このように、人はついつい打ち手に意識を向けてしまうのです。
普段の会議でも、我々は驚くほど打ち手の話をしていることがおおいのです。
だから、その打ち手がいい、悪いの意見しか言いません。
その意見のやり取りをこじらせてしまうと、感情的になり、最悪の場合、しこりとなって人間関係にも影響してしまいます。
では、どうすればいいのでしょうか？
そのキーワードは、「何のため」や「なぜ」です。
上の例なら、Ａさんが手紙を出そう、訪問しよう、と言った時、Ｂさんか司会者のどちらかが、Ａさんの真意を推測して、
「つまり、Ａさんは仕入れ再開後、うちから仕入れてもらえるように今から動こうよ、ということが言いたいんだね。」
と言えれば、この会議は非常に建設的なものになったことでしょう。
Ａさんの真意が推測できなくても、
「Ａさんは、なぜ手紙を出そうと思うの？」
「その訪問は何のためにするの？」
と確認すれば、同じような効果が得られたでしょう。
会議において、発言者の真意をつかむ、というのは、会議を効率的・効果的なものにする上で、非常に大切なことです。
特にこの役割は、議長や司会者が担うべきものです。
議長や司会者は、会議を効率的・効果的に運営する役割を担っているからです。
今回は、「何のため」や「なぜ」を意識して発言者の真意をつかめば、会議は非常に建設的なものになる、ということについてお話しました。
参考になれば幸いです。