「会議でなかなか意見が出ない・・・」

ファシリテーションセミナー講師として１０年間、多くの方々と接する中で、この悩みを本当によく耳にします。

セミナーの冒頭で参加者の皆さんに普段の会議で感じている課題をグループで話し合ってもらっています。

そこで必ずと言っていいほど「意見が出ない」という声が上がってくるのです。

今後の方針を決めたり、社内の制度やルールを制定・改定するような重要な会議で意見が出ない状況は、本当にもどかしいですよね。

時間だけが過ぎていき、結局何も決まらない・・・

そんな経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

しかし、ご安心ください。

意見が出ない会議には必ず原因があり、その原因を取り除くことで、会議は劇的に変わります。

この記事では、ファシリテーションの視点から、意見が活発に飛び交う会議を実現するための具体的な方法を解説します。

 

目次

１．意見が出ない原因は主に３つある

会議で意見が出ない原因は、一つではありません。

様々な要因が複雑に絡み合っていることが多いのですが、ここでは特に重要な３つの原因に焦点を当てて解説します。

これらの原因を深く理解し、対策を講じることで、あなたの会議は必ず変わります。

 

２．意見を持たない人が会議に参加している

会社には、大きく分けて「物事を決める人」と「決まったことを実行する人」の２種類の人がいます。

意見が出ない会議の典型的なパターンとして、「決まったことを実行する人」が意思決定会議に出席しているケースが挙げられます。

もちろん、「決まったことを実行する人」も会社にとって必要不可欠な存在です。

しかし、意思決定の場においては、その役割が異なります。

彼らは「決まったことを実行するのが自分の仕事だ」と考えているため、積極的に意見を言うという意識が薄い傾向があります。

「このテーマに関係しているから、とりあえず彼ら彼女らも出席させておこう」

という安易な考えで、関係者全員を会議に呼んでしまうことはありませんか？

もちろん、情報を共有することは重要です。

しかし、実行担当者に決定事項を周知するのであれば、会議の議事録を配布して読んでもらうだけでも十分な場合があります。

１時間の会議に出席して情報を共有するよりも、議事録を５分で読んでもらう方が、はるかに生産的です。

 

上に述べたことをファシリテーションの視点からまとめると、「 参加者の選定を見直す」ということになります。

意思決定を目的とする会議であれば、「意思決定する人」と「結果を遂行する人」を明確に分け、「意思決定する人」に絞って出席者を厳選しましょう。

参加者の役割を明確にすることで、会議の目的が明確になり、より建設的な議論が期待できます。

３． 事前にテーマを伝えていない

意見が出ない２つ目の原因は、出席者が会議のテーマや論点について事前に考えていないことです。

そのテーマについて意思決定すべき立場の人でも、常にそのことについて当事者意識を持って考えているわけではありません。

例えば、給与テーブルの改定をテーマにした会議で、出席者の中に給与計算を主に担当している人がいるとします。

改定後の手続きなどに問題がないか判断するために、その人を会議に出席させるのは必要なことです。

しかし、その人は普段の仕事で手一杯で、会議に出席するまで改定について考えたことがなかったのなら、意見はすぐに言えないでしょう。

  • 『なぜ改定するのか』
  • 『いつから誰を対象に改定するのか』
  • 『改定の内容はどのようなものか』

などを理解することに時間がかかり、それに対する自分の見解をなかなか持てないからです。

会議に案を提示する人は、そのテーマについて時間をかけて深く考えていますが、会議に参加する人はその案をはじめて見るので、温度差があります。

意見が出る会議にするためには、この温度差をできるだけ少なくする必要があります。

 

ファシリテーションの視点から上記をまとめると、「参加者の準備を促す」ということになります。

出席者に事前に会議で使用する資料を配布して目を通してもらい、どういうテーマで何を決めたいのか、その際の論点は何か、などを理解してもらいましょう。

できれば、短時間で確認できるよう、内容をサマリーしたものをつけると効果的です。

「この点について一人ずつ意見を聞きたい」

と発言を求めることを明記するなどしておけば、当事者意識を持って資料を読んでもらえる可能性が高まります。

４．議論のテーマ（論点）が抽象的

そして、意見が出ない３つ目の理由は、議論のテーマが抽象的で、何について意見を言えばいいのかわからないからです。

例えば、「ネット広告の量を増やすことについて」というテーマは漠然としていて抽象的です。

人は話をする時、具体的に頭の中にイメージができると話がしやすくなりますが、このテーマでは頭にイメージが描けないのです。

これを

「ネット広告をもっと積極的に活用したい。その前提としてターゲットを来店頻度が少ない４０歳代女性に絞りたい」というように、テーマ（論点）が具体的に提示されれば、出席者もイメージしやすくなり意見が言いやすくなるでしょう。

「４０歳代の女性」ということばで、頭の中にどういう感じの人かイメージすることができます。

なので、出席者は「いいと思います」「いや、私はむしろ２０歳代の女性にもっとアピールすべきだと思います」など、意見が言いやすくなります。

因みに、そうした発言があれば、できるだけ「なぜそう思うの？」と、そう考える理由を確認してください。

そうすると

「私も高額商品を買ってもらえる４０歳代の方の来店が少ないのは勿体ないと以前から思ってましたが、我々の店の雰囲気は２０歳代向けなのでその年代のお客様を増やすべきだと思います」などと話しが広がっていくでしょう。

ファシリテーションの視点から述べると、「意見を引き出すテーマにする」とまとめられます。

議論のテーマは具体的に、そしてオープンに。

相手が自由に意見を言いやすい雰囲気を作り出すことが重要です。

５．ファシリテーションで会議の質を向上させる

私は、会議の生産性をあげることは、日本の企業全体の大きな課題だと思っています。

多くの会社で毎日、会議に膨大な時間を費やしています。

この時間を生産的なものにするための工夫をすることで、会社全体の生産性も上がっていくはずです。

今回は会議で意見が出やすくすることについて書きましたが、生産性を上げるためには、会議で分かりやすく端的な発言をすることもとても重要です。

ファシリテーションは、会議を円滑に進め、参加者全員が最大限に能力を発揮できる環境を作り出すための技術です。

この記事で紹介した３つのポイントを実践することで、あなたの会議は必ず変わります。

ぜひ、ファシリテーションの力を活用して、活発な意見交換が生まれる、生産性の高い会議を実現してください。

 

６．より深くファシリテーションを学びたい方へ

日本話し方センターのファシリテーションコースでは、会議を効率的・効果的に進めるポイントを講義でお伝えし、模擬会議を繰り返して、それらのポイントを実践できるスキルを養っていただけます。

過去、多くの参加者がこのセミナーでの学びを実践して、会議をリードされています。

ぜひご受講ください！