オンライン会議をスムーズに行う話し方とは？

目次

★オンラインでは話がしにくい

コロナ感染拡大が２年半に及び、その間、オンラインで会議をすることがすっかり定着してきました。日本話し方センターのベーシックコースの受講生の話を聞いても、大半の会議はオンラインで行うようになっているようです。オンラインでは、リアルの会議とは違ってあまり緊張はしないようですが、話しにくさを感じている人が多いように感じています。確かに、リアルの会議よりも意見に対する反応が薄くて、話がしにくいということがあります。また、沈黙の時間が多かったり、２人が同時に話し始めたりと、ぎこちない雰囲気になることもあります。反面、オンライン会議はリアルよりも手軽にできる面はありますので、より活性化できると会社全体の生産性もあがるでしょう。
そこで、今回はオンライン会議をスムーズに行うための話し方についてお話します。

★最初に発言の趣旨を言う

オンライン会議での話し方のポイントの１つ目は、「最初に発言の趣旨を短い言葉で言う」ことです。
「先ほどの提案について２つ質問があります」「提案に賛成できません。前提条件に疑問があるからです」「今のＡさんの意見に賛成です」など、今からどういうことを言うのか、ということを短い言葉で言うことで言うのです。日本話し方センターではこれを「主題」と表現しています。「主題」はどんな場面でも始めに言うことで、話の伝わる具合が格段に良くなります。結論から先に言う、ということに近いですが、「主題」は話の趣旨を最初に言う、という考え方で、結論よりも幅広い概念です。もちろん、リアルの会議でもこの手法は有効ですが、オンラインでは特にその威力を発揮します。例えば、通信環境が悪くて発言の一部が聞き取りにくい場合でも、発言の趣旨がわかっているので大きな支障にはなりません。
ぜひ会議では発言の前に「主題」を言うようにしてみてください。

★短く話す

２つ目のポイントは、「発言を短くする」ことです。
オンライン会議では、リアルの会議と異なり、発言するタイミングがつかみにくいという問題があります。また、１人の人が長時間発言していると、オンライン会議ではリアルの会議よりも集中力がなくなります。発言は要点のみを端的に伝えるようにしましょう。
また、発言が途切れたので話そうとすると、直前まで発言していた人が続けて発言し始めることがあります。そうすると、発言がぶつかってどちらも黙ってしまう、という勿体ないことにもなります。なので、発言の最後に、「以上、２つ質問しました」「以上により提案に賛成できません」「以上によりＡさんの意見に賛成です」のように、発言の趣旨（主題）をもう一度言うとよいでしょう。発言が終わったことがわかるので、他の人が発言しやすくなります。

★指示代名詞は使わない

そして、３つ目のポイントは、指示代名詞は極力使わないことです。
人は、話を理解する際、言葉だけでなく話し手の表情や音調なども話を理解する材料とします。表情や音調で「ああ、真剣にそう考えているんだな」など、発言の趣旨を理解するのです。しかし、オンライン会議では表情などが確認しにくいので、主に音調や話している内容で発言の趣旨を理解することになります。なので、特に話す内容は誤解のないように具体的にすべきです。しかし、「これ、それ、あれ」などの指示代名詞は、何を指すのかが曖昧だったり、聞き手によって指すものの捉え方が違ったりします。「あの人、『そういうことでいいですか』って言ったけど、どういうことでいいんだろう？」と考えてしまったり、「多分こういうことかな」という推測が話し手の意図と違ったりします。なので、オンライン会議では極力使わないようにすべきです。

例えば、こういう発言があったとします。
「提案にある５日の調査期間は長いので３日にすべきだし、対象は５地域ではなく３地域でよいと思います。」
「それは違うと思います。この調査はできるだけきちんとやるべきです。」
「それは違う」の「それ」は期間、対象、その両方のどれを指しているのか曖昧です。このように、話している際の指示代名詞は、何を指しているかわからないことが本当に多いので注意が必要です。

以上は、どんな場面でも留意すべき事ですが、特にオンライン会議では注意を要することですので、ぜひ意識してみてください。

★話し方を学んでみませんか？

日本話し方センターのベーシックコースや２日間集中セミナーでは、会議やプレゼンなどあらゆる場面で応用できる話し方の上達法を、その人に応じた形でご指導しています。ぜひご受講をご検討ください！