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１．どうすればいいのかわからない・・・
「上司に報告している時、途中で『何が言いたいのかわからない』と必ず言われるんです・・・」
ベーシックコースの無料体験教室に参加される方から、よくこのようなお悩みを聞きます。
そして、そのような方の大半が、
「どうすればわかりやすい話ができるのかわからない」
と仰います。
つまり、具体的な改善方法が見つからないのです。
一所懸命に話しているのに、相手に伝わらないのは本当に切ないことです。
「あなたの話は本当にわかりやすいね！」
と言われれば、上司との人間関係も良くなるし、仕事へのモチベーションも高まるでしょう。
しかし、前述のように、大半の人はどうすればよいのかわからず、迷っておられます。
そこで、今回は
「あなたの話はわかりやすいね！」
と言ってもらえるような、要領の良い話をする方法を解説します。
２．特効薬はない
話を進める前に、一つだけハッキリさせておきたいことがあります。
それは、話し方の上達に特効薬はない、ということです。
私たちは、「苦手なことを克服したい」などの願望があると、それを手っ取り早く手に入れるようと考えがちです。
苦手なことですから、できれば、できるだけ楽に解決したいですよね。
しかし、残念ながら、話し方上達には特効薬的なものはありません。
話し方はスキルですので、上達にはトレーニングが不可欠です。
そのトレーニングもやみくもに行うのではなく、プロからその人に応じた効果的な指導を受けながら行うことで、話し方がガラッと変わってきます。
以下に、そうした話し方指導のプロが伝えていることの一部をお話します。
３．自分でも言いたいことが分かっていない
まず、何よりも必要なことは、自分が言いたいことをハッキリさせる、ことです。
実は、「何が言いたいのか分からない」とよく言われる人のほとんどは、自分でも何がいいたいのか分かっていないことが多いのです。
もちろん、話したいことがあるから話し始めるのですが、それが漠然としている状態では、端的に要領よく話すことはできません。
また、話しているうちに別のことを話したくなって脱線してしまったり、話しているうちに何の話をしているのかわかりなくなる、といったこともよくあることです。
日本話し方センターには、
『必要なことを、必要な時に、必要なだけ話す』
という言葉があります。
あなたが話している時間は相手の時間をもらって話しています。
その時間を無駄にするような話し方をしてしまうと、だんだん周りの人はあなたの話を聞いてくれなくなるでしょう。
そうならないためにも、話す前に言いたいことをハッキリさせましょう。
４，話の構成を整理して話す
言いたいことをハッキリさせたら、次にその言いたいことを幾つかに分けて、１つずつ２分程度で話すことを心がけましょう。
要は、話の構成を整理して話しましょう、ということです。
私たちは、言いたいことは明確になっているとしても、それを相手が理解できるように話せていないことがよくあります。
その大きな原因は、事前に話の構成を考えずに話しているからです。
例えば、上司に仕事の報告をする際、このような話し方になっていないでしょうか。
「昨日、Ｐ社を訪問して先方に新たな提案を行ったところ、我が社にニーズがあるか確認してみると言われまして・・・我々としては先方の課題の優先順位を確認する必要があるかも知れません。また、担当者を複数人置くことも考える必要があると思います」
いきなりこのような話をされると、上司はすぐに理解できず、混乱してしまいます。
この話は３つのパーツに分けることができます。
- Ｐ社に新たな提案を行ったところ、先方にニーズがあるか確認すると言われた
- 提案前に先方の課題の優先順位を確認すべきだった
- 課題確認のため、担当者を複数人置くことも考えるべきだった
このように分けた上で、まず１つ目の提案をしたことについて、提案した際の状況も含めて２分程度で話します。
上司が１つ目の説明を聞いた後、質問をするかも知れません。
それらに答えた後、２つ目の話をやはり２分程度で話します。
そして、上司の理解度を確認した上で、３つ目の話をする。
こうすることで、上司と噛み合った話ができます。
このように、話を分けた上で、１つのことを２分程度で話すように心がけることで、次第に相手にわかりやすく無駄のない話ができるようになります。
５．一つの文章を短くする
さて、もう一つ大切なことがあります。それは、一つの文章を短くして話す、ということです。
一つの文は「、」を一つ入れるくらいにして「。」で区切るように、文章を短く話すのです。
そして、このようにして短い文章を話した後、２秒くらい黙ってください。
この黙っていることを『間を取る』と言います。
文章を短く話すと、話の歯切れが良くなり、相手には話が頭に入りやすくなります。
そして、その後、間を取ることで、
「ああ、なるほどね、そういうことか」
「えっ、じゃあ、その後どうしたんだろう」
など、話に反応する時間が持てます。
早口でマシンガンのように話したり『間』を取らずにダラダラ話すと、相手は話を理解することができず同じ時間でも長く感じてしまいます。
２分前後で話すと同時に、一文を短くすることを心がけることで、聞き手には格段にわかりやすい話になるので、ぜひ実行してみてください。
６．話し方に磨きをかけましょう！
今回は、わかりやすい話をするためにやるべきことをお話しました。
しかし、先にも述べたように、ご紹介したことを自分だけで実行して身につけることはなかなか難しいのです。
日本話し方センターのベーシックコース、2日間集中セミナーは、今回お話したことを身につけていただける講座です。
これらのコースでは、人前でのスピーチなど、あらゆる話す場面で有効な話し方を、講義と実習で身につけていただいています。
話し方のプロである講師が受講生一人ひとりに応じたご指導を行って、要領よく話すスキルを身につけるお手伝いをしています。
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