少し前、私が住んでいるマンションでインターネット光回線導入を検討することになり、
外部の業者の方が説明に来られました。
ところが、担当の方には失礼ながら、その説明がかなりわかりにくいものでした。
要約すれば、マンションの1/3の世帯に光回線を引き込むための工事が必要で、その金額が90万円ほどになる、
共用部分の工事なので、マンションの管理費から出すことになる、ということです。
しかし、その担当の方は、マンションの構造を説明し、どの部分にどういう工事をせねばならないか、
ということを延々と説明したのです。
しかもその説明の中に私たちが理解できない専門用語がかなり使われていました。
結局、20分ほど説明を聞いた後、ある参加者が、
「で、結局、その工事をしなければ、1/3の世帯は、希望しても速度の速いインターネット回線が引けないということですね。」
と確認したのですが、担当の方が、
「え～、今の状況でも2/3のお宅にはそのまま回線が引けます。だから、2/3の方は大丈夫です。」
という回答でした。
質問にも的確に答えてもらえませんでした。
それからも幾つかやり取りがあって、やっと、説明の概要が把握できたのでした。
わかりやすい話をしたい、と思っておられる方は多いと思います。
話し方教室ベーシックコースでも、上司から、
「あなたの話はわかりにくいので、話し方の勉強をしてみたら？」
と言われてきました、という方が少なくありません。
では、わかりやすく話すためには、どういうことに気をつけたらいいのでしょうか。
1つ目は、相手が何を聞きたいか、を落ち着いて考えることです。
わからない話をする人は、自分が説明する「物」に焦点を当てて話す傾向があります。
上の例だと、担当の方は、どのような工事をするのか、その工事がなぜ必要なのか、
を説明することに一生懸命になっています。
しかし、私たち住民は、
その工事をしないとどういう事態になるのか、それを回避するためにどんな手段があるか、コストはどれくらいか、
ということを聞きたいのです。
まず気持ちを落ち着けて、相手が何を聞きたいのかを考えてから話すようにしたいものです。
2つ目は、専門用語など難しい言葉はできるだけ使わない、ということです。
特にビジネスでは、自分の専門分野の言葉を相手が理解できるか、ということをほとんど考えずに、そのまま使ってしまうことがあります。
相手に伝わらない専門用語の使用は避けるべきです。
こう言うと、専門的な知識のある人は、
「専門的な言葉を使わずに説明なんてできないよ」
と思うかも知れません。
しかし、相手は、その「物」の説明よりも、その「物」が自分にどういうメリットを与えてくれるのか、
というその物の機能について知りたいはずです。
そう考えると、専門用語を使わずとも話せます。
上の例なら、
「光回線を全戸に供給するには、現状のままでは3/1のご家庭への引き込みができません。
それは光回線に使用する配線ができていないからです。
1/3のご家庭に光回線を供給するために、マンション共用部分の工事が必要です。
工事費用は90万円です。」
といった説明ならわかりやすいでしょう。
今回は、幾つかある、わかりやすく話すポくイントのうち、2つをご紹介しました。
思い当たるところがあるようなら、ぜひ、明日から意識して改善してみてください。