目次
★言いたいことがまとまらない
あなたは上司などに「何を言っているのか分からない」と言われたことはありませんか？ 上司やお客様に説明を求められてしどろもどろになってしまったという経験は誰にも必ずあるのではないでしょうか。このように、「話がまとまらなくてうまく伝えられない」というお悩みをお持ちの方は多いですね。
例えば、このようなやり取りをよく耳にするのではないでしょうか。
上司：「Ｔさん、今日、Ｘ商事さんに新商品の説明したんだろ。どんな感じだったの？」
Ｔ：「え～とですね～、そんなに悪くなかったように思うんですが・・・」
上司：「ん？ どういうこと？」
Ｔ：「え～とですね～、まっ、先方の課長にお話したんですけど、その～、パンフレットを長い時間ご覧になってまして、私の説明もうなずきながら聞いてくれてまして～」
上司：「じゃあ、いい感触だったんだね？」
Ｔ：「えぇ～、ん～、でも、課長から特に何も聞かれなかったし、最後は『ありがとう』とだけ言われたので・・・」
上司：「じゃあ、よかったの？ 悪かったの？ どっちなの？」
もしあなたが上司で、Ｔさんからこんな話をされたら間違いなくイライラしますよね。では、この場合、Ｔさんはどういう点を改善すればよいのでしょうか？
以下に、この会話を例に改善方法を解説します。
★その場ですぐに状況を整理する
まず１つ目は、訪問終了後すぐに、相手の感触がよかったのか、悪かったのか、など状況を整理しておくことです。「話がまとまらない」という人はそもそも「考えがまとまっていない、つまり考えていない」ということがよくあります。Ｔさんも上司に尋ねられるまで、Ｘ商事の感触がどうだったか考えていないようです。Ｘ商事を出た後、道を歩きながらでよいので、まず、感触のよし悪しなどを頭の中で言葉にして整理しておくことが肝要です。
★「なぜ」を考える
Ｘ商事の感触がよかったと判断した場合、次に考えるべきことは、なぜ感触がよいと判断したのかです。これには自問自答するのがとても効果的です。「どうして課長の感触はよかった、と思ったんだろう？」そして、自問した結果浮かんだことを短い言葉で個条書きにしてみるのです。メモするのがベストですが、頭の中で整理するだけでもよいでしょう。
・パンフレットを長い時間見ていた
・話をうなづきながら聞いてくれた
・パンフレットを見ながら「これ、うちで使えそうだな」と独り言を言っていた など。
しかし、こういう風に考えていると、悪い感触につながることも頭に浮かんでくるはずです。
・全然質問がなかった
・最後は「ありがとう」だけで、検討するという言葉もなかった
では自分はどうして「感触はよかった」と判断したのか。ここでもう一度考えます。そうすると「課長は余計なことは言わないけど必要なことは質問する人だから、今日質問がなかったのはパンフレットと説明で納得できた、ということだ」という考えが浮かびます。実は、漠然と「感触はよかった」と判断したとき、潜在意識の中では、その理由は何となく考えているのです。それを顕在化して言葉にすれば、説明できるので、ぜひ言葉にすることを習慣化してください。
★先に結論を述べる
そして３つ目は、上司に報告する際、「感触はよかったです」と、まず結論を話すことです。これによって上司は安心してＴさんの報告を聞くことが出来ます。私たちはビジネス会話でも日常会話でも、先に言わねばならない結論をなかなか言わないことが驚くほど多いのです。これを意識するだけで伝わり方が劇的に変わりますので、ぜひ意識してください。
★改善された話し方の例
以上の改善点を踏まえるとＴさんの報告は次のようになります。
上司：「Ｔさん、今日、Ｘ商事さんに新商品の説明したんだろ。どんな感じだったの？」
Ｔ：「感触はよかったです。課長はパンフレットをしっかりご覧になり、私の説明にも笑顔でうなづいていました。最後は『ありがとう』ととしか仰いませんでしたが、課長は余計な話はされない方なので、検討いただけると思っています」
これならまとまった報告と言えますね。
★ベーシックコースで話し方のトレーニングをしませんか？
上に述べた３つのポイントは、日本話し方センターのベーシックコースでお伝えしていることを応用したものです。このコースではあらゆる場面で使える話し方のポイントを網羅的にお伝えし、トレーニングしています。ぜひ一度無料体験教室にお越しください！